Tämä on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.
Päivitetty 10.5.2022
Rekisterinpitäjä
Kirjallisuus- ja kulttuuriyhdistys Särö ry (Y-tunnus: 2059528-3)
Särö ry, Nilsiänkatu 10, 00510 Helsinki
www.sarolehti.net
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Sanna Saastamoinen
puhelin: 040 570 6957
sähköposti:
Rekisterin nimi
Kirjallisuus- ja kulttuuriyhdistys Särö ry:n jäsen-, asiakas- ja yhteistyökumppanien rekisteri
Rekisterin pitämisen peruste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilö on yhdistyksen jäsen, on tilannut Särö-lehden tai kuuluu Särö-lehden toimitukseen, avustajiin, tukijoihin, jälleenmyyjiin, ilmoittajiin tai muuhun yhdistyksen yhteistyöorganisaatioon taikka vierailee yhdistyksen residenssissä.
Käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito lehden tilaajiin, yhdistyksen jäseniin ja yhteistyökumppaneihin, tilausten käsittely, laskutus ja arkistointi sekä residenssivierailujen käsittely ja arkistointi. Tietoja käytetään myös yhdistyksen tiedottamiseen, toiminnan kehittämiseen ja yhdistyksen tilastollisiin tarkoituksiin.
Rekisterin sisältämät tiedot
Etu- ja sukunimi
Ammatti/titteli residenssivieraiden osalta
Postiosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Tiedot jäsenyysasioista, käsitellyistä tilauksista sekä residenssivierailuista
Henkilön edustaman yhteisön tai yrityksen osalta tiedot käsitellyistä tilauksista, ilmoituksista ja jälleenmyynnistä
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä www-lomakkeilla lähetetyistä tilauksista ja hakemuksista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.
Tietojen käsittely
Henkilötietoihin on pääsy vain yhdistyksen henkilöstöllä, joihin kuuluvat
– yhdistyksen hallitus
– toimistonhoitaja
– uutiskirjevastaava
– residenssi-isäntä ja -emäntä.
Tietojen luovutus kolmansille osapuolille
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jolloin käyttäjien antamia tietoja säilytetään palveluntarjoajien palvelimilla myös EU:n ulkopuolella kun käytetään järjestelmiä:
– Gmail, jota käytetään yhteydenpitoon ja tiedottamiseen ja jota käyttää yhdistyksen henkilöstö. Googlen tietosuojaseloste on luettavissa sivulla Tietosuoja.
– MailChimp, jota käytetään uutiskirjeen lähettämiseen ja tiedottamiseen ja jota käyttää yhdistyksen henkilöstö. MailChimpin rekisteriseloste on luettavissa englanniksi sivulla Privacy Policy ja tietosuojaselosteesta englanniksi sivulla About GDPR.
Tietojen suojaus ja säilytys
Rekisterin tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Rekisterin tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu.
Henkilökohtaisia tietoja, kuten nimi, katuosoite, puhelinnumero ja sähköposti, säilytetään tarvittavan ajan, jotta voidaan täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi, sekä yhdistyksen tilastollisiin tarkoituksiin.
Rekisteröidyn pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida yhdistyksen järjestelmistä. Poisto- ja anonymisointitoimenpide on peruuttamaton, eikä tietoja voida palauttaa.
Vastustamis- ja tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. On huomattava, että tällöin rekisterinpitäjä ei voi toteuttaa henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä tai tietojen poistamista.
Vastustamis- ja tarkistamispyyntö lähetetään sähköpostitse osoitteeseen .
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä, mikäli pyyntö ei ole riittävällä tavalla yksilöity. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, viimeistään neljässä viikossa.
Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle: http://www.tietosuoja.fi/fi/.